Organiser un séminaire : un vrai casse-tête !

Vous avez déjà le sentiment que vos journées de travail sont trop courtes qu’il vous faut prévoir le prochain séminaire dans quelques semaines. Alors éviter de vous perdre dans les détails et vous aider à anticiper , nous vous donnons quelques conseils pour organiser votre séminaire d’entreprise.

Quel est l’objectif ou le but de votre séminaire d’entreprise ?

C’est primordial d’avoir un objectif clair et précis qui sera connu et compris de tous. Avant même de parler, plan d’actions, date et lieu et liste des participants posez-vous la question suivante : quelle est la finalité de ce séminaire ? Quelques exemples :

• motiver l’équipe de collaborateurs et donner de l’énergie
• former l’équipe et vérifier son niveau de compétence
• récompenser l’équipe par rapport au travail fourni ou objectif atteint
• Créer et réfléchir à des objectifs futurs
• …

Le ou les objectifs doivent être définis et validés par les organisateurs de votre séminaire. Ensuite, vous pourrez travailler sur les plans d’actions et les moyens pratiques de réalisation et de l’organisation de votre séminaire.

Quels sont les plans d’action pour organiser séminaire d’entreprise ?

Dans le processus d’organisation de votre séminaire d’entreprise, la détermination d’une date doit être fixée très en amont. Elle doit tenir compte des disponibilités en interne de la société ou du groupe de société et des disponibilités externes (les intervenants et différents prestataires extérieurs)

Du GBS (Grand Bon Sens) doit guider votre action : éviter de choisir la semaine 52, celle juste avant Noël, ou bien pendant les vacances scolaires ou pendant un pont…

Vous allez vite constater que les lieux propices au déroulement d’un séminaire d’entreprise  sont connus de tous, alors il n’est pas rare qu’une réservation 6 mois à l’avance soit nécessaire. Donc il faut anticiper ainsi vous aurez peut-être le luxe de choisir entre différents locaux ou espaces.

Existe-t-il un lieu idéal pour organiser votre séminaire d’entreprise ?

Ne perdez surtout de vue le ou les objectifs de votre séminaire. Vous vous rendrez compte que certains lieux sont plus adaptés que d’autres pour le déroulement de vos séances de travail et de vos loisirs.

Quelques questions pratiques à vous poser :

• le lieu est-il accessible par tous : train, avion, voiture …?
• Le temps de transport est-il raisonnable ? (il ne s’agit pas de passer 12 heures dans un avion pour 3 jours de séminaire !)
• Le lieu dispose-t-il de salles de réunion de tailles différentes (grande pour un plénière, plus petite pour des séances de travail)
• les salles sont-elles équipées de matériel son et audio ?
• Le lieu du séminaire est-il dans un environnement calme ?
• Les emplacements pour les pauses café et restauration sont-ils proches des salles de travail ?

Autre point à anticiper, c’est l’hébergement des participants (internes et externes) de votre séminaire de société : comment choisir les chambres et comment les attribuer.

• Une chambre par participant ou bien proposer deux participants par chambre si votre budget est un peu juste ?
• Un confort standard est recommandé mais si vous envisagez quelque chose de plus exotique soyez vigilant sur le confort.

Quels types de repas proposer lors de votre séminaire d’entreprise ?

Les repas ainsi que les pauses pendant votre séminaire sont des moments privilégiés pour faire connaissance entre participants et discuter plus librement.

Dans la mesure du possible, proposez des déjeuners et dîners en mode buffet à volonté à condition que les mets soient variés et diététiques. En effet, les buffets sont en général plus conviviaux et permettent de satisfaire aux envies de tous les participants.

Les réunions de travail et l’alcool ne font pas bon ménage. Même si une bouteille de vin à table le soir et le midi reste possible quoique … cela n’a pas la même vertu qu’un bon jus de carottes !

Cela étant, si vous avez l’intention d’organiser un dîner de Gala ou de clôture de votre séminaire, vous aurez la possibilité d’offrir des alcools avec une restriction plus modérée. Il faudra vérifier que le lieu de votre séminaire vous permette d’organiser ce type de prestation.

Faut-il prévoir des activités détentes ?

Hormis les séminaires dont l’objectif même est de récompenser les équipes (et là on suppose que le séminaire est une suite d’activité de détente), il est souhaitable d’organiser au moins une soirée ou une après-midi détente. Ces dernières favorisent la cohésion autour d’activités inhabituelles au sein de l’entreprise.

Il vous faudra rechercher des activités praticables par tous les participants (ou le plus grand nombre). Donc, ne recherchez pas, par exemple, des activités trop physiques, elles ont l’inconvénient de laisser de côté des collaborateurs. Ce n’est pas le but recherché ! Rien ne vous empêche de proposer plusieurs activités : jeu de piste pour découvrir une région, « laser game », atelier cuisine,…

Le must : prévoir des petites attentions pour les participants de votre séminaire.

Pour le bon déroulement de votre séminaire et simplifier la vie de vos participants et intervenants extérieurs, nous vous conseillons d’établir le planning de votre séminaire et de le donner à chacun au tout début de l’événement.

Et profitez en pour offrir un petit cadeau à tous vos collaborateurs et autres intervenants. Un présent en guise de bienvenue ou de remerciement est une attention appréciée. Ce cadeau d’entreprise ou d’affaires pourra être en lien avec le thème de votre séminaire. Et en plus il pourra aussi mettre en exergue les valeurs de votre société.

Privilégiez un cadeau facile à transporter pour le retour ou pas trop volumineux. Notre conseil : faites éco-responsable , local et personnalisable.

Quel budget attribué pour organiser votre réunion d’entreprise ?

L’argent reste le nef de la guerre économique et commerciale. Tous les budgets sont permis. Ils dépendent des objectifs du séminaire, du nombre de participant, du lieu et des moyens pratiques mis en oeuvre.

Le budget attribué à l’organisation de votre séminaire doit être décidé et validé par votre direction de la société. Il est souvent d’usage de prévoir une « enveloppe » en coût personne.

Et si vous devez faire des arbitrages posez-vous la question de savoir si cela aura un impact sur l’objectif de votre séminaire.

Avec ces quelques conseils, vous pourrez établir votre retro planning et de définir « qui fait quoi » et quand .

Florent Peltier – Consultant